Etiket Rapat Video: 7 Tips untuk Memastikan Pengalaman Peserta yang Luar Biasa

 Tidak ada pengganti untuk sopan santun dalam semua interaksi kita sehari-hari, dan mereka tentu saja lebih dihargai daripada sebelumnya dalam rapat di tempat kerja. Ada beberapa pedoman kuno yang terdiri dari etiket rapat yang baik — tepat waktu, menjaga kontak mata, memperhatikan — dan menerapkan prinsip-prinsip yang sama pada rapat video kami dapat sangat membantu dalam lingkungan bisnis yang produktif. Ini juga dapat membantu meningkatkan reputasi pribadi Anda menjadi wilayah “tuan rumah pertemuan yang hebat”.

Pertemuan bisnis tradisional terlalu sering dianggap tidak produktif karena begitu banyak penundaan dan interupsi. Platform konferensi video yang andal dan mudah digunakan seperti Zoom telah membantu memulihkan reputasi rapat, tetapi masih ada cara untuk memastikan semua peserta Anda mendapatkan hasil maksimal dari waktu yang diberikan.

Beberapa kesopanan rapat yang paling masuk akal — menghindari makan dan minum, memperhatikan bahasa tubuh Anda, dan menghormati siapa pun yang berbicara — tidak perlu dipikirkan lagi. Jadi, inilah tujuh tip etiket tambahan untuk membantu memastikan Zoom Meeting yang fokus dan efektif.

1. Pastikan untuk memperkenalkan semua orang di awal.

Sama seperti pertemuan nyata atau acara sosial, Anda tidak akan memulai percakapan antara dua kenalan yang belum pernah bertemu tanpa memperkenalkan mereka. Praktik yang sama berlaku untuk rapat virtual. Pastikan untuk memperkenalkan semua pihak yang Anda selenggarakan di awal untuk menciptakan lingkungan yang ramah dan merangsang keterlibatan.

2. Pastikan Anda memiliki latar belakang yang bersih dan sesuai dengan pekerjaan.

Anda ingin fokus peserta Anda berada pada konten rapat, bukan kantor Anda yang berantakan atau koleksi seni Anda yang menakjubkan. Dengan memiliki pengaturan yang bersih dengan seni dan dekorasi yang sesuai dengan pekerjaan, Anda mengurangi kemungkinan peserta akan terganggu. Anda juga harus mencoba menghadiri rapat dari area yang tenang yang memiliki sedikit kebisingan dan gerakan latar belakang. Fitur latar belakang virtual Zoom adalah cara mudah untuk menghilangkan gangguan latar belakang ketika Anda harus bertemu di lokasi yang berantakan atau sibuk.

3. Lihat ke kamera saat berbicara alih-alih melihat diri sendiri.

Jika Anda melihat diri Anda di layar saat Anda berbicara, sepertinya perhatian Anda ada di tempat lain. Kontak mata langsung ke kamera saat berbicara memberi kesan kepada peserta bahwa Anda melihat mereka daripada ke samping, yang menciptakan lingkungan di mana semua orang merasa terlibat dan hadir dalam percakapan. Pastikan untuk memposisikan kamera web dan monitor Anda sejajar dengan mata sehingga Anda dapat melihat ke dalam kamera dan mensimulasikan koneksi mata-ke-mata dengan peserta lain.

4. Hilangkan gangguan dan fokus pada agenda.

Pemberitahuan dari aplikasi perpesanan, nada dering, dan aplikasi yang berjalan di desktop Anda dapat mengganggu, yang dapat membuat peserta Anda merasa tidak dihargai dan tidak dihargai. Mengurangi gangguan ini membantu menjaga pertemuan tetap fokus dan bebas dari gangguan.

5. Perhatikan pengaturan audio dan video Anda.

Periksa apakah mikrofon Anda tidak bersuara dan kamera Anda aktif untuk memastikan bahwa semua peserta dapat mendengar dan melihat Anda saat Anda berbicara. Jika Anda melihat bahwa seseorang dalam rapat sedang berbicara tetapi mikrofonnya dibisukan, Anda dapat memberi tahu mereka bahwa mereka dibisukan dengan meminta mereka membunyikan audionya di tab Kelola Peserta. Anda juga dapat mengelola cara Anda memulai dan bergabung ke rapat — dengan video aktif, memasuki rapat dibisukan, dll. — di Pengaturan Rapat Zoom Anda.

6. Hanya undang peserta rapat yang perlu hadir.

Mengundang rekan kerja yang tidak perlu ikut serta atau mengambil keputusan dapat merusak kualitas rapat. Karena Anda dapat mengirimkan ringkasan rapat kepada pemangku kepentingan lainnya melalui Zoom Chat, Anda dapat membatasi daftar peserta dan membuat rapat tetap efisien. Sebagai orang yang diundang, pastikan untuk meninjau setiap undangan rapat yang Anda terima untuk menentukan apakah Anda benar-benar perlu hadir. Jika tidak, mintalah rekaman rapat atau ringkasan untuk mendapatkan info yang Anda butuhkan.

7. Jika Anda tuan rumah, tetaplah tinggal.

Aturan umum untuk tuan rumah rapat: Tunggu sampai semua orang meninggalkan rapat sebelum menutup telepon, sehingga peserta dapat pergi dengan langkah mereka sendiri dan mendapatkan kata-kata terakhir sebelum memutuskan sambungan. Zoom akan menetapkan host alternatif jika host asli keluar terlebih dahulu, tetapi tampilannya tidak bagus. Tuan rumah yang meninggalkan orang lain dalam rapat sama seperti memberi jaminan pada pesta Anda sendiri.

Latih etika rapat video yang baik

Anda tidak ingin menjadi orang di organisasi Anda yang dikenal sering menjadwalkan rapat yang tidak produktif. Mempraktikkan etiket rapat video yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa rapat Anda profesional, efisien, dan berharga.

Untuk tips dan trik lain untuk menyelenggarakan pengalaman rapat video yang luar biasa, jadwalkan demo 1 lawan 1 dengan spesialis produk Zoom hari ini.

 

Sumber: https://blog.zoom.us/video-meeting-etiquette-tips/